Travail en régie & rapport de régie : procédure & modèle (téléchargement)

La réalisation et la documentation des travaux de régie s’apprennent. En effet, les travaux qui sortent du cadre contractuel initial et qui sont facturés sur la base des dépenses réelles peuvent rapidement être source de conflits. Cela est souvent dû à des accords peu clairs, à une documentation insuffisante ou à des attentes différentes quant à l’ampleur et au coût des travaux supplémentaires.

La gestion des travaux en régie exige un haut niveau de coopération de la part de toutes les parties concernées afin de mener à bien le projet de construction et de satisfaire le maître d’ouvrage. Dans ce contexte, le rapport de régie sert de document central pour la documentation, l’acceptation et la facturation de ces prestations.

les travaux en régie : Définition

Que sont les travaux en régie ?

Les travaux en régie comprennent les travaux de construction qui n’ont pas été définis dans l’offre ou le contrat initial et qui ne peuvent donc pas être facturés de manière forfaitaire à l’avance. Il s’agit notamment des travaux résultant d’événements imprévus, d’exigences supplémentaires du maître d’ouvrage ou de modifications du projet de construction. La facturation est basée sur la consommation réelle de matériaux, les heures de travail effectuées et les autres coûts directement imputables.

De plus, les travaux en régie ne peuvent être effectués qu’après l’accord du chef de chantier. Pour ce faire, l’entreprise de construction fournit à l’avance une prévision des coûts avec un plafond de coûts défini (prix maximum), dont la conformité avec le contrat d’entreprise est ensuite vérifiée par la direction des travaux.

les travaux en régie : Causes

Pourquoi les mises en scène sont-elles créées ?

Les travaux en régie résultent de différentes raisons :

• Conditions imprévues : Problèmes tels que la contamination du sol ou des défis structurels inattendus qui n’étaient pas connus avant le début des travaux de construction.
• Demandes de modification du maître d’ouvrage : modifications demandées par le maître d’ouvrage pendant la phase de construction et qui vont au-delà du contrat initial.
• Erreurs de conception ou de calcul : erreurs qui se sont produites pendant la phase de conception et qui doivent être corrigées pendant la phase de construction.

Le rapport de gouvernement (modèle à télécharger)

Qu’est-ce qu’un rapport de gouvernement et que comprend-il ?

Le rapport de régie est un instrument décisif pour rendre la documentation et la facturation des travaux de régie transparentes et cohérentes. La norme SIA 118 donne des directives claires sur la manière dont les travaux en régie doivent être rapportés et facturés. Conformément à l’article 47, l’entrepreneur est tenu d’établir chaque jour un rapport personnellement signé sur tous les travaux de régie effectués.

Un rapport de régie correctement tenu doit contenir les éléments suivants :

• Donneur d’ordre: nom et coordonnées du donneur d’ordre
• Destinataire de la facture: nom et coordonnées du destinataire de la facture (généralement le donneur d’ordre, parfois un tiers).
• Date limite: Délai dans lequel les travaux doivent être achevés
• Mission: description précise de la mission et du lieu d’exécution.
• Description du travail: liste complète de tous les travaux effectués, y compris les personnes impliquées, les heures de travail et les outils et machines utilisés.
• Consommation de matériaux: indication détaillée de tous les matériaux utilisés
• Utilisation des machines: liste de toutes les machines et de tous les appareils utilisés avec indication des heures de fonctionnement et des éventuels frais de location.
• Signature: confirmation écrite par le client, de préférence avec le cachet de l’entreprise.
• Photos et annexes : photos ou documents complémentaires des travaux effectués qui peuvent être joints en tant que preuves supplémentaires.

Les rapports de régie doivent être remplis séparément pour chaque travail et chaque jour. Les rapports de régie établis quotidiennement doivent ensuite être soumis dans les 5 jours ouvrables à la direction des travaux pour contrôle et signature (y compris la date), avec la signature du responsable de l’entreprise de construction.

Remplir le rapport de gouvernement : Exemple

A quoi faut-il faire attention lors de l’établissement de rapports sur les travaux de régie ?

Pour illustrer le reporting des travaux de réalisation, voici un exemple fictif qui couvre les critères mentionnés :

Avantages d’un modèle de rapport de gouvernement

Quels sont les avantages d’un bon rapport de gouvernement ?

Un modèle de rapport de gouvernement clairement structuré et complet présente de nombreux avantages. Voici quelques-unes des plus importantes :

1. Gain de temps : grâce aux champs d’information prédéfinis, le rapport peut être rempli rapidement et facilement, ce qui accélère l’ensemble du traitement du travail en régie.
2. Cohérence : tous les travaux de régie individuels sont documentés selon les mêmes critères, ce qui garantit une collecte de données cohérente sur tous les chantiers.
3. Exhaustivité : les champs d’information prédéfinis permettent de s’assurer qu’aucune information pertinente n’est oubliée.
4. Transparence et traçabilité : les travaux effectués sont parfaitement traçables, ce qui crée une transparence entre toutes les parties concernées.
5. La prévention des conflits : Les malentendus et les désaccords sont évités, car toutes les parties impliquées disposent du même niveau d’information et tout peut être retracé avec précision en cas d’urgence.
6. Couverture juridique : en cas de désaccord ou de litige, le rapport du gouvernement constitue une preuve importante des travaux effectués.

Un modèle de rapport gouvernemental ne facilite donc pas seulement le travail quotidien, mais contribue également à améliorer la communication et la collaboration dans le secteur de la construction.

Documenter les travaux de régie avec la BMapp

Comment le BMapp peut-il vous aider dans vos travaux de régie ?

Le logiciel de construction avancé de BMapp offre une interface utilisateur intuitive et intègre les dernières technologies pour une saisie automatisée des données, un stockage centralisé de toutes les données et une documentation photographique détaillée de tous les travaux effectués. Chaque phase du travail de réalisation est ainsi documentée de manière exhaustive, ce qui améliore la transparence et la communication entre toutes les parties concernées. Cela crée la base d’une facturation équitable et simple des travaux de régie réalisés.

Avec la BMapp, le traitement des travaux en régie, de la documentation à la réception en passant par la facturation, devient un processus uniforme et efficace.